Drucksacheneinkauf – Ziel: Kostenminimierung

18. Mai 2014 | Von | Kategorie: druckerNEWS, Fachbegriffe

Drucksachen aller Art

Noch immer ein Milliardenmarkt

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Was sind heute Drucksachen?

 

21 Milliarden Euro Umsatz soll der Druckereimarkt 2011 in Deutschland nach Aussage unterschiedlicher Quellen erwirtschaftet haben. Davon entfallen etwa 60 % auf den Drucksacheneinkauf.

 

Diese Zahl beansprucht nur den Informationsgehalt, dass es sich bei Druckerzeugnissen um ein Multimilliardengeschäft handelt. Doch schon der Begriff „Drucksache“ ist interpretationsfähig und hat einen Bedeutungswandel vollzogen: Bis März 1993 wurden damit im Postversand Sendungen zum Sondertarif bezeichnet, die im Laufe der Jahrzehnte immer komplizierteren Vorschriften zur Nicht-Individualisierung dieser „Massen-Aussendungen“ genügen mussten. Heute werden dafür postalisch der Begriff „Infopost“ und bei den Empfängern oft die Bezeichnung „Wurfsendung“ benutzt. Ansonsten hat sich für alles Gedruckte der Terminus „Druckerzeugnis“ durchgesetzt.

 

Was beinhaltet Drucksacheneinkauf?

In den oben erwähnten 13 Milliarden Euro Jahresvolumen an Druckerzeugnissen, die über den Drucksacheneinkauf erzielt werden, sind die früher postalisch als Drucksachen bezeichneten Zeitungen und Zeitschriften sowie Bücher und Karten nicht enthalten.

 

Unter den Drucksacheneinkauf im Unternehmen fallen Druckerzeugnisse wie die Papierausstattung im Büro (Briefpapier, Formulare, Notizzettel, Visitenkarten) und Infomaterial. Kataloge, Broschüren, Kundenzeitschriften, Flyer, Handzettel, Plakate und Werbegeschenke repräsentieren dabei meist den größeren Kostenfaktor. Zusammenfassend umschreibt Drucksacheneinkauf alle Beschaffungsmaßnahmen von bedruckten Objekten, die das Unternehmen und sein Angebot nach außen vermitteln.

 

Im Rahmen des auf der Branchen-Fachmesse DRUPA 2012 ausführlicher vorgestellten neuen Technologietrends „functional printing“ werden mit High-Tech-Materialien Zusatznutzen in die bedruckten Oberflächen eingebaut: So wird eine besonders intensive Strahlkraft oder Reflektion von Farben erzielt oder gar ein zeitlich festlegbarer Farbenwechsel als Erinnerungsfunktion mitgeliefert. Damit löst sich die Druckindustrie erfolgreich aus ihrer seit Gutenbergs Erfindung zementierten Festlegung auf Drucken zwecks Wiedergabe von Schriften und Farben.

 

Wer ist zuständig für den Drucksacheneinkauf?

Oberstes Ziel bei allen Beschaffungsmaßnahmen ist die Kostenminimierung. Wer nicht die Marktmacht besitzt, um Angebotspreise in seinem Sinn beeinflussen zu können, muss von sich aus das individuell günstigste Angebot herauszufinden. Dabei entstehen auch Interessenkonflikte zwischen den zuständigen Einkäufern und Marketing/Vertrieb, denen ein wertiges Aussehen sowie die kompromisslose Unterstützung ihrer Verkaufsstrategien das Wichtigste ist.

 

Vielleicht gibt es auch noch Differenzen mit der Geschäftsleitung, weil Drucksacheneinkauf billig sein und gleichzeitig das besondere Image des Unternehmens ausstrahlen soll. In kleinen Unternehmen müssen diese auseinanderstrebenden Zielvorstellungen meist innerhalb der Person des Inhabers ausgetragen werden, der dann vielleicht an seine Verwaltungskraft delegiert, ihm einen Marktüberblick zu verschaffen, der ihm hoffentlich den eindeutigen Weg zum optimalen Drucksacheneinkauf zeigt.

 

Geringe Transparenz auf dem Druckereimarkt

Genau jetzt wird es richtig unübersichtlich: Über 9.000 Betriebe teilen sich in Deutschland den Markt auf. Davon beschäftigen etwa 80 % weniger als 20 Mitarbeiter. Der Grund ist vor allem die großflächige regionale Verteilung. Nicht zuletzt wegen der hohen Versandkosten für so „gewichtige“ Materialien wie Papier ist es häufig wirtschaftlicher, Druckerzeugnisse selbst abzuholen. Daher siedelten sich vor allem kleine Betriebe in der Nähe ihrer potenziellen Kunden an.

 

Die räumliche Nähe generierte auch häufig langjährige Geschäftsbeziehungen und damit eine umfassende Kenntnis der Bedürfnisse und Wünsche des Kunden. Informationen über Neuerungen auf beiden Seiten lassen sich in direkter Kommunikation austauschen, aufwändige Akquisition und Werbung sind nicht erforderlich. In Verbindung mit den entfallenden Versandkosten, die bei Expresslieferung auch über den tatsächlichen Druckkosten liegen können, lassen sich auch im Vergleich mit dem preisorientierten Wettbewerb vertretbare Angebote unterbreiten. Eventuell immer noch höhere Preise werden durch die gegenseitige Vertrautheit im Unterschied zur Anonymität einer Großdruckerei aufgewogen. Dieses Szenario dürfte vorläufig auch weiterhin für den Drucksacheneinkauf kleiner Unternehmen gelten.

 

Ähnliches gilt für mittlere Unternehmen, die ihre Marketingkampagnen an (kleine) Werbeagenturen auslagern. Gegen einen entsprechenden Regiekostensatz lässt die Agentur Broschüren und andere Unterlagen beim Betrieb ihres Vertrauens auch drucken und erbringt so einen Rundum-Service.

 

Preiskampf durch Online-Druck

Seit Anfang dieses Jahrhundert verändert sich das Marktprofil deutlich mit dem Aufkommen der vor allem auf niedrige Preise fokussierten Online-Druckereien. Aktuell soll sich ihr Anteil am gesamten Druckereiumsatz auf etwa 20 % belaufen, bei steigender Tendenz.

 

Damit sind nicht die mehr oder weniger aussagefähigen Webseiten von Druckbetrieben gemeint, sondern richtige Shops, in denen der Kunde im Web-to-Print-Verfahren seinen Drucksacheneinkauf durchführen kann. Bei Bedarf (und gegen Aufpreis selbstverständlich) werden die georderten Visitenkarten auch schon am Folgetag geliefert. Aktuelle rechnergestützte Fertigungsverfahren mit vergleichsweise wenig Personalbedarf und optimierte Prozessabläufe bis hin zur Versandvorbereitung ermöglichen diese kurzen Lieferzeiten und Preisangebote auch bei kleiner Auflage.

 

Online-Druckereien bieten eine große Auswahl an Mustervorlagen. Für private Zwecke mag der damit verbundene Verlust der Einzigartigkeit in der Darstellung zu verschmerzen sein. Das Gleiche gilt vielleicht auch für Start-up-Unternehmer im Dienstleistungsbereich, die vor allem lokal agieren. Manche Neugründungen definieren ihre Corporate Identity hinsichtlich Logo, Farben und Schriften bewusst erst nach einer gewissen Anlaufphase und können daher beim anfänglichen Drucksacheneinkauf die Arbeitserleichterung vorgefertigter Muster nutzen.

 

Die meisten Unternehmen legen jedoch großen Wert auf die Besonderheit ihres Logos und die Gestaltung Ihrer Schriften. Typischerweise wird diese Kreation einem Designer oder einer Werbeagentur übertragen, welche auch die erforderlichen Druckvorlagen bereitstellen. Dabei sind sie auch in der Lage, die präzisen und vielfältigen Gestaltungsvorgaben von Online-Druckereien zu berücksichtigen. Diese sind bei den großen Unternehmen vergleichbar, bei internationalen Anbietern teilweise nur in Englisch verfügbar. Gleichzeitig übernehmen Online-Druckereien keine Verantwortung für das finale Aussehen des Druckerzeugnisses, falls diese Vorgaben nicht minutiös eingehalten werden. Dies bezieht sich vor allem auf Farbtreue und Randgestaltung. Es ist nachvollziehbar, dass niedrige Preise, auch bei geringer Auflage, und Lieferung am Folgetag eine höchstmögliche Präzision in der Druckvorbereitung erforderlich machen, weil nach Beginn des Druckprozesses keinerlei Flexibilität durch manuelles Nachbessern mehr gegeben ist.

 

Das setzt Eigenleistungen entweder beim Kunden selbst oder bei dem von ihm beauftragten externen Dienstleister voraus. Die daraus entstehenden Kosten sollten selbstverständlich in eine vergleichende Gesamtbetrachtung einfließen.

 

Drucksacheneinkauf differenziert betrachten

Spätestens jetzt zeichnet sich ab, dass Drucksacheneinkauf nicht als homogener Block betrachtet und damit für jedes Produkt ablauftechnisch gleich behandelt werden kann. Im Wesentlichen sind zu unterscheiden:

 

– Bereits definierte, weitgehend unverändert nachzubestellende Standard-Arbeitsmittel, wie Briefpapier, Formulare, Visitenkarten sowie für einen längeren Zeitraum zu nutzende Werbegeschenke, deren Formate und Gestaltung als Druckvorlagen existieren, wobei inhaltliche Änderungen darin, wie Namen bei Visitenkarten einfach vorzunehmen sein sollten (eigenes Personal oder Agentur).

 

– Periodisch erscheinendes Standard-Informationsmaterial, wie Kataloge, Kundenzeitschriften oder -briefe sowie Sonderangebots-Seiten, die in Format, Aufmachung und Erscheinungszyklus festgelegt, deren Inhalte jedoch immer neu zu gestalten sind und deren Auflage (geringfügig) variieren kann.

 

– Einmalige oder unregelmäßige Aktionen oder Kampagnen begleitendes Material, wie Broschüren, Flyer, Mailings, Plakate, Werbegeschenke, die meist nur einmal produziert, auf jeden Fall situationsbezogen neu konzipiert und nur die Vorgaben der Corporate Identity übernehmen müssen, wie Logo, Slogans, eventuell auch Schriften und Farbspektrum.

 

Zumindest für diese drei Großbereiche ist beim Drucksacheneinkauf ein jeweils völlig unterschiedlicher Prozessverlauf zu entwickeln, um das individuell (kosten-)günstigste Angebot zu ermitteln. Für alle drei Einkaufsszenarien gilt gleichzeitig, dass es sich lohnt, den Druckereimarkt auf neue Entwicklungen hin zu beobachten, die spätestens mit der nächsten DRUPA 2016 breiter publiziert werden.

 

photo credit: reuter25 via photopin flickr

 

Quelle: http://www.europadruck.com/blog/drucksacheneinkauf-ziel-kostenminimierung/

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